3. Setting Organisasi
a.Asal Usuk Public Relation dalam Organisasi
Pr dalam organisasi berawal dari awal yang sederhana dan tak sengaja. Pada mulanya diawalidengan orang-orang yang bertugas sekadar membalas surat dari pelanggan, menulis advertaising institusional atau orang yang melayani tamu. Namun dalam organisasi lain, PR dimulai dengan publisitas produk dan jasa.
Organisasi PR tidak selalu berwal dari sesuatu yang baik, misalnya kecelakaan atau penarikan produk dan kemudian PR didefinisikan ulang agar sesuai dengan misi yang berubah. Karena ada banyak fator yang memengaruhi kemunculan PR di dalam organisasi maka beberapa organisasi besar kadang-kadang hanya punya departemen PR yang kecil , hingga akhirnya departemen PR internal dibuat secara tambal-sulam agar sesuai dengan organisasi dan situasi khususnya.
PEMBENTUKAN DEPARTEMEN PUBLIC RELATION
Posisi PR di bagian organisasi dan hubungannya dengan pimpinan manajemen ( top management) sering kali dapat dijelaskan dengan menjelaskan bagaimana fungsi PR ini muncul, misalnya para pemimpin manajer di sebuah perusahaan yang tumbuh cepat menyadari bahwa mereka telah kehilangan hubungan dekat dengan karyawannya dan komunikasi tatap muka dengan semua karyawan sudah tidak memungkinkan lagi. untuk menjadikan hubungan dengan karyawan membaik kembali maka perusahaan menyewa seorang penulis untuk sesekali menulis berita tentang prestasi karyawan. Setelah itu fungsi ini berkembang bukan sekadar komunikasi karyawan belaka, maka pihak pimpinan manajemen memisahkannya dar departemen SDM dan memberinya nama baru Departement PR. Misinya adalah meningkatkan mutu komunikasi dan membangun hubungan yang lebih baik dengan stakeholder utama internal dan eksternal.
MENYEWA PENASIHAT LUAR
Perusahaan menyewa tenaga dari luar perusahaan untuk memecahkan problem opini publik yang diidentifikasi dalam survey, hingga kesuksesan tersebut berlnjut dan manajemen ini mengandalkan sepenuhnya kepada kemampuan PR dari luar perusahaan.
b.Public Relation dimulai dari Pimpinan Manajemen
Salah satu pendapat umum yang diakui dalam PR menyatakan bahwa reputasi Publik dari suatu organisasi berasal dari tindakan pejabat seniornya. PR dimulai pada suatu kelalaian di sebuah perusahaan hingga manajemenyang telah merasakan manfaat dari PR untuk membentuk PR sebagai sosok yang bertindak untuk menciptakan opini yang positif terahadap masyarakat dan dapat memengaruhi masyarakat agar dapat menciptakan opini yang positif terhadap perusahaan kita dan Tugas pertama yang harus dilakukan oleh PR adalah mencari dan mempertahankan dukungan dari manajemen
c.Peran Staf
Public Relation adalah salah satu dari beberapa fungsi staf, bahwa ia memberi nasihat dan mendukung manajer lini yang bertanggung jawab dean punya wewenang untuk menjalankan organisasi.
Manajemen mengharapkan hal-hal berikut dari staf PR:
1.Loyalitas.
2.Saran mengenal aspek PR.
3.Keahlian dalam mengartikulasikan prinsip dan memperkaya pemahaman publik terhadap organisasi.
4.Inspirasi untuk membantu semua anggota melakukan hal yang terbaik.
5.Memengaruhi agar anggota lain tidak merugikan organisasi,
6.Karakter-jujur, dapat dipercaya dan bijaksana.
Namun sebaliknya, staf PR mengaharapkan hal-hal berikut ini dari manajemen:
1.Kepemimpinan PR yang positif
2.Dukungan kebijakan komunikasi.
3.Perencanaan strategis yang meliputi kebijakan dan program.
4.Anggaran yang cukup untuk melaksanakan pekerjaan, termasuk dana untuk riset opini publik, analisis, dan evaluasi program
5.Bersedia untuk mengadakan musyawarah dan tampil didepan publik.
Kedua belah pihak punya hak untuk mengharapkan karakter dan kinerja untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan.
d.Peran dalam Pembuatan keputusan
Sebagai fungsi manajemen, PR adalah bagia dari struktur organisasi dan bagian dari proses untuk menyesuaikan diri dengan perusahaan. Tanggung jawabnya mencakup aktivitas membantu organisasi untuk mengidentifikasi, menilai dan menyesuaikan diri dengan lingkungan ekonomi, politik, sosial, dan tekhnologi yang terus berkembang
e.Departemen Internal
Departemen Internal adalah struktur paling lazim untuk memenuhi kebutuhan PR organisasi.
Demikian kelebihan dari departemen Internal:
1.Anggota Tim, adalah jauh lebih menguntungkan dari pada menggunakan penasihat dari luar
2.pengetahuan organisasi, berarti orang-orang PR punya pengetahuan yang mendala dan terkini tentang organisasi karena mereka adalah orang-orang dalam
3.Menghemat biaya banyak program yang sedang dilakukan di organisasi, biasanya terjadi dalam biaya overhead dan ntegrasi yang lebih ofisien dalam organisasi
4.Ketersediaan mitra, praktisi staf terdiri dari bnyak aspek, saat ketika ada yang tidak beres, praktisi tidak perlu jauh-jauh untuk mengadakan rapat dengan pejabat organisasi.
Kekurangan departemen Internal
1.Hilangnya objektivitas, dapat terjadi secara pelan dan tak terlihat, dalam tugasnya mereka cenderung terserap dan menyesuaikan diri dengan pandangan kelompok.
2.Dominasi dan kepatuhan, terjadi ketika fungsi PR internal terkooptasi, dan menyebabkan menjadi kelompok” yes-men/women”.
3.Kerancuan misi dan peran, dapat terjadi karena staf selalu tersedia jika dibutuhkan Praktisi boleh jadi akan terjebak untuk selalu siap menuruti perintah eksekutif sehingga tidak bisa mengambil inisiatif sendiri.
f.Penentu keunggulan
“Excellence Study” yang didanai oleh Internasional aAssociation of bussines Communication(IABC)
Menyebutkan faktor-faktor utama yang membuat PR menjadi fungsi manajemen yang efektif di dalam organisasi antara lain sebagai berikut
1.Pemberdayaan fungsi PR
Eksekutif PR senior dilibatkan dalam proses manajemen strategis organisasi, dan program komunikasi
Eksekutif senior beranggotakan dari koalisi dominan organisasi, atau eksekutif PR dan bertanggung jawab langsung ke manajer senior.
Diversitas ada dalam semua peran PR
2.Peran Komunikator
Unti PR dipimpin oleh manajer, bukan teknisi
Eksekutif PR atau pihak lain dalam unit PR harus punya pengetahuan yang dibutuhkan untuk menjalani peran manajer.
Baik pri atau wanita harus punya kesempatan yang sama untuk menduduki peran manajerial. Dalam departemen PR yang unggul.
3.Organisasi fungsi komunikasi, hubungan dengan fungsi lain, dan penggunaan perusahaan Konsultan.
Fungsi PR yang baik harus bisa mengintegrasikan semua program PR
PR harus menjadi fungsi manajemen yang terpisah dari fungsi lainnya
4.Model PR
Departemen PR dan koalisi dominan memiliki pandangan yang sama.
Program komunikasi yang dikembangkan untuk publik spesifik
Eksekutif PR senior dalam unit PR harus mempunyai pengetahuai yang dibutuhkan untuk menjalankan model simetris dua arah.
Teori ini memberikan pedoman bagaimana PR dijalankan agar bisa memberikan kontribusi kepada seluruh organisasi,
Kerja sama dengan Departemen lain
Kerja sama PR yang paling erat adalah dengan Marketing mereka juga bekerja sama dengan departemen SDM seperti: Firma, Biro Iklan, Spesialisasi,
Tidak ada komentar:
Posting Komentar